Christel attendeerde ons op een leuk fenomeen, namelijk de correctierit. Omdat RitMeter werkt met GPS technologie zouden wij deze mogelijkheid kunnen benutten. Dat hoeft niet maar het zou wel kunnen. Persoonlijk kies ik ervoor om bij het afsluiten van een rit altijd even mijn kilometerstand te controleren en eventueel bij te stellen.
Wat is het verhaal en waar gaat deze inleiding eigenlijk over?
RitMeter werkt met GPS technologie en dat betekent dat wij nauwkeurig ritten registreren. Maar het is geen 100% nauwkeurigheid, hoge gebouwen, bomen en tunnels verzorgen allemaal voor “ruis” waardoor er onnauwkeurigheden ontstaan. Dat betekent na verloop van tijd dat er een verschil is tussen de kilometerteller van de auto en de kilometerteller van de auto. Gebruikers die zonder te kijken de ritten afsluiten zien dit ook na verloop van tijd. En wat doe je dan met de verschillen?
Correctierit
Deze verschillen kunnen met een correctierit gecorrigeerd worden, vandaar de naam. De correctierit is geen echte rit maar een fictieve administratieve handeling. Deze handeling moet minstens één maal per twee maanden plaats vinden. De correctie moet vervolgens evenredig over de verschillende kilometers verdeeld worden.
Handboek Loonheffingen 2015
Na de opmerking van Christel over de correctierit mogelijkheid zijn wij in deze materie gedoken. Het blijkt te stand in het “Handboek Loonheffingen 2015” onder paragraaf 21.3.19. Onderstaand de integrale tekst, zodat jullie het nog eens rustig kunnen nalezen.
21.3.19 Rittenregistratie
Door een sluitende rittenregistratie kan uw werknemer bewijzen dat hij in het kalenderjaar maximaal 500 kilometer privé heeft gereden. Een rit is de enkele reisafstand tussen 2 adressen. Er is sprake van een rit met een gemengd karakter als uw werknemer tijdens de rit zowel zakelijke kilometers als privékilometers rijdt.
Gegevens voor een volledig sluitende rittenregistratie
De rittenregistratie is volledig sluitend als uw werknemer de volgende gegevens registreert:
Autogegevens
- merk
- type
- kenteken
- beschikkingsperiode Uw werknemer moet de begindatum en de einddatum van de beschikkingsperiode invullen.
Ritgegevens
- datum
- ritnummer Uw werknemer moet de ritten per dag nummeren.
- beginstand
- eindstand
- vertrekadres
- afwijkende route Uw werknemer hoeft deze route alleen in te vullen als die afwijkt van de gebruikelijke route.
- bezoekadres Uw werknemer moet het bezoekadres invullen als het gaat om een zakelijke rit of als het gaat om een rit met zakelijke kilometers en privékilometers. Het bezoekadres is in beide gevallen het zakelijke adres dat uw werknemer bezoekt.
- privérit? Uw werknemer moet invullen of de rit privé was. Alleen het doel van een rit bepaalt of deze zakelijk of privé was. Als uw werknemer tijdens zijn werk bijvoorbeeld een bezoek aan de dokter brengt en daarbij de auto gebruikt om tijd te besparen, geldt dit als een privérit.
- privé-omrijkilometers Uw werknemer hoeft de privé-omrijkilometers alleen in te vullen als er sprake is van een rit met een gemengd karakter.
Zijn er meer gebruikers per auto, dan moet uit de rittenregistratie blijken welke gebruiker een rit heeft gemaakt. Dat kan bijvoorbeeld door een extra kolom in de registratie.
De rapportages met de bijbehorende documenten vormen de controleerbare rittenregistratie die als bewijs dient dat uw werknemer maximaal 500 kilometer privé rijdt. U kunt de juistheid van een rittenregistratie controleren met bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en digitale routeplanners. Deze gegevens moet u ook bij uw loonadministratie bewaren, zodat u ze kunt laten zien tijdens een onderzoek door ons en wij de gegevens kunnen controleren.
Rittenregistratiesysteem
De rittenregistratie kunt u ook geautomatiseerd laten doen met een zogenoemd rittenregistratiesysteem. Daarmee laat de bestuurder nauwkeurig het aantal kilometers vastleggen dat hij met de auto heeft gereden. Het systeem legt automatisch per rit een aantal gegevens vast waarvan u een schriftelijke rapportage kunt krijgen. Het systeem draagt zo bij aan verminderen van het administratieve werk. De bestuurder moet zelf wel aangeven of het om een zakelijke rit of privérit gaat. Daarom blijft het bij een geautomatiseerde registratie nodig om bijvoorbeeld agenda’s en orderbriefjes te bewaren.
Maakt u gebruik van een systeem met een Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaan wij ervan uit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel controleren of een rit zakelijk of privé is.
Als u een rittenregistratiesysteem gebruikt, moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:
- In het rittenregistratiesysteem moeten dezelfde gegevens staan als in een handmatige volledig sluitende rittenadministratie.
- Als de afgelegde afstand wordt bepaald met externe systemen zoals gps, wijkt deze afstand af van de afgelegde kilometers volgens de kilometerteller. In dat geval moet u minimaal elke 2 maanden het verschil tussen de afgelegde afstand volgens de kilometerteller en de afgelegde afstand volgens het rittenregistratiesysteem met een aparte correctierit verwerken in de rittenregistratie. Het verschil verdeelt u evenredig over de zakelijke kilometers en privékilometers die in die periode zijn gereden.
Voorbeeld 1
Uw werknemer reist op een werkdag van zijn woning naar zijn werk. Hij werkt de hele dag op dezelfde plek en rijdt ’s avonds weer naar huis. In zijn rittenregistratie moet hij die dag 2 ritten registreren.
Voorbeeld 2
Uw werknemer reist op een werkdag van zijn woning naar zijn werk. Van zijn werk reist hij naar klant A, van klant A naar klant B, van klant B naar klant C, van klant C weer naar zijn werk en aan het einde van zijn werkdag naar huis. Uw werknemer moet die dag dus 6 ritten registreren.
Let op!
Als uw werknemer tijdens een zakelijke rit omrijdt, bijvoorbeeld om zijn kind naar de crèche te brengen, dan heeft die rit een gemengd karakter. De omrijkilometers zijn privékilometers.
Uitgewerkt rekenvoorbeeld correctierit:
Voorbeeld van een correctierit:
U heeft de afgelopen 2 maanden volgens GPS kilometers 2150 kilometer gereden voor zakelijke doeleinden en 65 kilometer voor privé doeleinden, totaal 2215 kilometer met een verhouding tussen zakelijk en privé van 97/3. Nu blijkt dat de kilometerstand in het voertuig geen 2215 kilometer aangeeft, maar 2300, een verschil van 85 kilometer. Deze 85 kilometer moet dus als een aparte rit worden ingevoerd, met dezelfde verhouding tussen zakelijk en privé zoals de blackbox heeft geregistreerd, 97/3.
Totaal: 100 % | 85,00 KM
Zakelijk: 97% | 82,45 KM (85 x 0.97)
Privé: 3% | 02,55 KM (85 x 0.03)
De correctierit zal er dus als volgt uit zien:
Totaal: 85km (zakelijk: 82,45km, privé: 2,55km)
Even invoeren in uw registratie als correctierit en uw kilometerregistratie is weer sluitend en correct.