Kilometerregistratie voor bedrijven en medewerkers

RitMeter is een professionele oplossing voor kilometerregistratie voor bedrijven die de ritten van medewerkers eenvoudig en automatisch willen registreren. Met behulp van GPS registreert de RitMeter kilometerregistratie app alle gereden ritten, waardoor organisaties beschikken over een complete en betrouwbare kilometeradministratie.

Medewerkers gebruiken de RitMeter app op hun smartphone om ritten eenvoudig te starten en te beëindigen. Tijdens de rit registreert de app automatisch de afstand, het vertrek- en aankomstadres en de gereden route. Alle ritgegevens worden direct opgeslagen en zijn beschikbaar in rapportages en overzichten voor de organisatie.

Hierdoor kunnen bedrijven de kilometerregistratie van medewerkers eenvoudig beheren en beschikken zij altijd over actuele rapportages voor administratie, kilometerdeclaraties en mobiliteitsinzichten.

RitMeter helpt organisaties om:

• kilometerregistratie van medewerkers eenvoudig en betrouwbaar vast te leggen
• kilometerdeclaraties efficiënt te verwerken
• inzicht te krijgen in mobiliteitskosten
• administratieve lasten te verminderen
• rapportages te genereren voor administratie en beleid

RitMeter PRO – declaraties voor medewerkers

Naast de Enterprise oplossing biedt RitMeter ook het RitMeter PRO abonnement. Dit abonnement is geschikt voor medewerkers die zelfstandig hun kilometeradministratie willen bijhouden en rapportages willen gebruiken voor kilometerdeclaraties bij hun werkgever.

Met RitMeter PRO:

• alle medewerkers centraal beheren
• registreert de medewerker zijn ritten via de app
• ontvangt de medewerker maandelijks een rapportage
• kan de rapportage eenvoudig worden gebruikt voor declaraties

De rapportages worden automatisch beschikbaar gesteld in:

• PDF formaat
• Microsoft Excel formaat

De medewerker kan deze rapportage direct indienen bij de werkgever voor verwerking van kilometerdeclaraties.

Enterprise oplossing voor organisaties

Voor bedrijven die kilometerregistratie centraal willen beheren biedt RitMeter een Enterprise oplossing.

Binnen deze omgeving kunnen bedrijven:

• alle medewerkers centraal beheren
• rapportages genereren over alle gereden kilometers/medewerkers
• declaraties centraal regelen
• inzicht krijgen in mobiliteit binnen de organisatie

Aangewezen beheerders binnen het bedrijf kunnen op elk moment groepsrapportages genereren en exporteren voor verdere verwerking in de administratie.

Gezamenlijk voertuigen registreren

Binnen het RitMeter Enterprise abonnement is het mogelijk om voertuigen gezamenlijk te registreren wanneer meerdere medewerkers hetzelfde voertuig gebruiken.

Iedere gebruiker registreert ritten via zijn eigen smartphone met de RitMeter app. Wanneer meerdere medewerkers hetzelfde voertuig gebruiken, worden de kilometerstanden automatisch gesynchroniseerd. Hierdoor beschikt iedere gebruiker altijd over de actuele kilometerstand van het voertuig.

De werkwijze is eenvoudig:

• de medewerker start de RitMeter app bij het begin van een rit
• de app synchroniseert automatisch met de laatst geregistreerde kilometerstand van het voertuig
• na afloop van de rit wordt de nieuwe kilometerstand opgeslagen en gedeeld met andere gebruikers van het voertuig

Hierdoor kunnen voertuigen probleemloos door meerdere medewerkers worden gebruikt zonder dat kilometerstanden handmatig moeten worden bijgehouden.

Alle geregistreerde ritten worden automatisch verwerkt in de gezamenlijke rapportages binnen de Enterprise omgeving. Hierdoor behouden organisaties altijd een duidelijk en compleet overzicht van alle ritten en kilometerstanden per voertuig.

Rapportages voor bedrijven

Voor organisaties is het belangrijk om inzicht te hebben in alle gereden kilometers van medewerkers en voertuigen. Met RitMeter kunnen beheerders binnen de Enterprise omgeving uitgebreide rapportages genereren op zowel medewerkersniveau als bedrijfsniveau.

Alle geregistreerde ritten van medewerkers worden automatisch samengevoegd in duidelijke overzichten. Hierdoor beschikken organisaties altijd over een compleet overzicht van mobiliteit binnen het bedrijf en kunnen rapportages eenvoudig worden gebruikt voor administratie, declaraties of managementinformatie.

Voorbeelden van beschikbare rapportages:

• kilometeroverzicht per medewerker
• kilometeroverzicht per voertuig
• rapportages per geselecteerde periode
• overzicht van kilometerdeclaraties van medewerkers
• inzicht in mobiliteit en gereden kilometers binnen de organisatie
• rapportages inclusief adressen, postcodes en optioneel bedrijfsnamen

De rapportages kunnen worden geëxporteerd naar:

• Microsoft Excel
• PDF

Bekijk een voorbeeld van een bedrijfsrapportage in Microsoft Excel formaat.

Voor organisaties met specifieke wensen kunnen rapportages daarnaast worden aangepast aan de interne administratie. Denk bijvoorbeeld aan:

• aangepaste kolommen in rapportages
• extra administratieve velden
• aangepaste indeling van PDF rapportages
• Excel exports voor integratie met administratie-, HR- of salarissystemen

Hierdoor kan RitMeter eenvoudig worden geïntegreerd in bestaande administratieve processen binnen organisaties.

Verwerking van woon-werkverkeer

RitMeter ondersteunt ook de verwerking van vaste woon-werk afstanden in rapportages.

Voor medewerkers kan de woon-werk afstand automatisch worden meegenomen in de rapportage. Hierdoor ontstaat een compleet overzicht van:

• zakelijke kilometers
• woon-werk kilometers
• privé kilometers

Dit maakt de rapportages beter bruikbaar voor:

• kilometerdeclaraties
• mobiliteitsbeleid
• administratieve verwerking

CO₂ rapportages en mobiliteitsinzichten voor bedrijven

RitMeter kan organisaties ondersteunen bij het verkrijgen van inzicht in de CO₂-uitstoot van mobiliteit. Voor steeds meer organisaties wordt het belangrijk om mobiliteitsgegevens te rapporteren, bijvoorbeeld in het kader van de rapportage werkgebonden personenmobiliteit (WPM).

Op basis van het kenteken van een voertuig kan RitMeter automatisch de voertuigcategorie bepalen. Hierdoor kan het systeem rapportages genereren waarin de gereden kilometers worden verdeeld per type voertuig en brandstofsoort.

De rapportages geven inzicht in onder andere:

• aantal voertuigen per categorie
• zakelijke kilometers
• woon-werk kilometers
• privé kilometers
• verdeling per brandstoftype

Dit type rapportage kan organisaties ondersteunen bij mobiliteitsbeleid, duurzaamheidsrapportages en interne analyses van mobiliteit.

Bekijk een voorbeeld van een CO₂ rapportage in PDF-formaat.

Betrouwbare opslag en back-up van gegevens

Alle ritgegevens worden veilig opgeslagen op de RitMeter server. Hierdoor blijven gegevens bewaard, ook wanneer een smartphone verloren raakt of wordt vervangen.

Medewerkers beschikken daarnaast over een persoonlijke online omgeving waarin zij hun rittenadministratie op elk moment kunnen bekijken en rapportages kunnen downloaden.

Slim gebruik van GPS

RitMeter maakt gebruik van de GPS-functionaliteit van de smartphone om ritten nauwkeurig te registreren.

Wanneer een rit actief is, blijft de GPS op de achtergrond functioneren, ook wanneer de gebruiker andere apps gebruikt of een telefoongesprek voert. De applicatie is geoptimaliseerd om het batterijverbruik zo efficiënt mogelijk te houden.

Ondersteunde smartphones

RitMeter werkt op vrijwel alle moderne smartphones en ondersteunt de belangrijkste mobiele platformen:

• iOS
• Android

Voor welke organisaties is RitMeter geschikt?

RitMeter wordt gebruikt door diverse organisaties die kilometerregistratie van medewerkers eenvoudig en centraal willen beheren.

Voorbeelden van organisaties die RitMeter gebruiken:

• zorgorganisaties
• gemeenten en overheidsinstellingen
• consultancy en zakelijke dienstverlening
• installatie- en servicebedrijven
• salesorganisaties met buitendienstmedewerkers
• bedrijven met leaseauto’s of bedrijfsvoertuigen

RitMeter is geschikt voor zowel kleine organisaties als grotere bedrijven die kilometerregistratie en mobiliteitsrapportages overzichtelijk willen beheren.

RitMeter voor uw organisatie aanvragen

Voor organisaties die RitMeter willen inzetten voor meerdere medewerkers is het RitMeter Enterprise abonnement beschikbaar. Met deze oplossing kunnen bedrijven kilometerregistraties centraal beheren en rapportages genereren op bedrijfsniveau.

Wij brengen graag een persoonlijk advies of offerte voor uw organisatie uit. Hiervoor hebben wij enkele gegevens nodig, zoals het aantal gebruikers en de gewenste functionaliteiten.

Binnen RitMeter zijn twee abonnementsvarianten beschikbaar:

• RitMeter PRO – voor medewerkers of individuele gebruikers die hun ritten registreren en rapportages gebruiken voor kilometerdeclaraties binnen een organisatie.
• RitMeter Enterprise – voor organisaties die kilometerregistraties centraal willen beheren en uitgebreide rapportages op bedrijfsniveau willen genereren.

Daarnaast kan binnen een bedrijfsabonnement gebruik worden gemaakt van aanvullende functies zoals:

• gezamenlijke rapportages op bedrijfsniveau
• het delen van voertuigen tussen medewerkers
• CO₂ rapportages voor mobiliteitsinzichten (beschikbaar voor zowel PRO als Enterprise binnen een bedrijfsabonnement)

Bedrijfsabonnement aanvragen

Organisaties die RitMeter willen gebruiken voor meerdere medewerkers kunnen eenvoudig een RitMeter bedrijfsabonnement aanvragen via het online aanvraagformulier.

In het formulier kunt u onder andere:

• de bedrijfsgegevens en contactpersoon registreren
• het gewenste abonnementstype kiezen (RitMeter PRO of Enterprise)
• het aantal licenties voor medewerkers instellen
• de abonnementsduur en kosten bekijken
• extra opties selecteren zoals bedrijfsrapportages, voertuigdeling en CO₂ rapportages
• bepalen hoe medewerkers binnen de organisatie worden aangemeld

Na het indienen van het formulier wordt uw organisatie aangemaakt en kan het RitMeter bedrijfsabonnement worden geactiveerd. Medewerkers kunnen vervolgens eenvoudig worden toegevoegd en hun ritten registreren via de RitMeter app.

Bedrijfsabonnement aanvragen

Specifieke wensen

Heeft uw organisatie specifieke wensen voor rapportages? Neem dan gerust contact met ons op voor een persoonlijk advies of een offerte op maat.

U kunt hiervoor gebruik maken van het contactformulier.

Over RitMeter

RitMeter is ontwikkeld door Simoso B.V. en wordt gebruikt door organisaties en professionals die hun kilometeradministratie eenvoudig en betrouwbaar willen beheren.

Door gebruik te maken van moderne technologie en automatische rapportages helpt RitMeter bedrijven om mobiliteitsadministratie efficiënter en overzichtelijker te maken.