Regelmatig komen er een aantal vragen voorbij die allemaal te maken hebben met de Belastingdienst. Voldoet RitMeter voor de Belastingdienst? Heeft RitMeter een Keurmerk? Kan ik een rit toevoegen? Waarom telt RitMeter de kilometers niet door als ik ze wijzig? Al deze vragen hebben te maken met de Belastingdienst, dus laten we maar eens kijken!
Regels belastingdienst
Wat vraagt de belastingdienst eigenlijk aan de mensen die een kilometerregistratie moeten bijhouden? Wat zijn de eisen en wat betekend dan het Keurmerk?
De belastingdienst is heel duidelijk over de regels die er gesteld worden aan het registreren met een RittenRegistratieSysteem (RRS). De belastingdienst heeft dit allemaal keurig netjes beschreven op haar website. In deze beschrijving staat ook duidelijk aangegeven waar een rittenregistratie aan moet voldoen:
Per rit moet u de volgende gegevens vermelden:
- de datum
- de begin- en eindstand van de kilometerteller
- het adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis
- de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
- of het een privérit is of een zakelijke rit
- de privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt
Voorbeeld 1
U reist heen en terug van uw woning naar uw werk. U werkt de hele dag op dezelfde plaats. De enkelereisafstand is 40 kilometer. In de rittenregistratie moet u die dag dan 2 ritten registreren: de rit van uw woning naar uw werk en de rit van uw werk naar uw woning.
Voorbeeld 2
U reist van uw woning naar uw werk (enkelereisafstand 40 kilometer). Van uw werk reist u naar klant A (30 kilometer), van klant A reist u naar klant B (25 kilometer), van klant B reist u naar klant C (10 kilometer), van klant C reist u weer naar uw werk (15 kilometer) en aan het einde van de werkdag reist u van uw werk naar uw woning (40 kilometer). U moet die dag 6 ritten registreren:
- van uw woning naar uw werk
- van uw werk naar klant A
- van klant A naar klant B
- van klant B naar klant C
- van klant C naar uw werk
- van uw werk naar uw woning
Voorbeeld 3
Als u tijdens een zakelijke rit 10 kilometer omrijdt, bijvoorbeeld om uw kind naar het kinderdagverblijf te brengen, dan zijn die 10 omrijkilometers privékilometers.
RitMeter stuurt u dus elke week een rapport wat aan bovenstaande eisen voldoet. U kunt alle ritten registreren, met start- en eindstand, met start- en eindadres, de route en het soort rit. Ook kunt u aangeven of er privé-omrijkilometers zijn gemaakt. RitMeter ondersteund dit en het komt netjes terug in uw rapport.
Twee problemen
Nu zijn er twee problemen in het gebruik met RitMeter. Beiden problemen hebben of kunnen wij moeilijk ondervangen:
- Bij het starten en stoppen van de rit dient u te controleren of RitMeter dezelfde kilometerstand weergeeft als uw kilometerteller. Dat kost niet veel tijd maar is voor sommige mensen lastig;
- RitMeter moet gestart en gestopt worden bij het begin en eind van een rit. Ook dit wordt wel eens vergeten.
Kortom, het starten gebeurd met de hand en bij het starten en stoppen even de kilometerstand controleren.
Toch een rit vergeten
Als we dan toch een rit hebben vergeten, dan kom je daar bij het invoeren van een nieuwe rit achter. Bij het starten zie je dan namelijk dat de kilometerstand niet overeenkomt. De juiste werkwijze is dan om de kilometerstand aan te passen, in overeenstemming met de actuele stand. Bij het stoppen loopt alles dan weer synchroon.
Op de RitMeter website kunt u vervolgens de vergeten rit toevoegen. U hoeft dan maar een rit goed te zetten, in plaats van allemaal verschillende standen door te zetten. Wij rekenen de standen niet door omdat wij, conform de eisen van de Belastingdienst, alles registreren zoals het hoort.
RitMeter voldoet dus volledig aan de eisen van de Belastingdienst. Wij hebben echter geen Keurmerk aangevraagd omdat wij bijvoorbeeld ook een Excel rapportage leveren. Een van de eisen die het Keurmerk stelt is dat de gegevens niet te wijzigen zijn, met een Excel rapportage is dat niet te garanderen.
Ik hoop u hiermee duidelijk te maken wat RitMeter biedt en hoe wij u ondersteunen.
Mocht u vragen hebben dan hoor ik dat natuurlijk graag.