Wellicht een rare vraag: waarom zou je kilometers registreren? Toen wij meer dan een decennium geleden met RitMeter begonnen, hadden wij hier een duidelijk beeld van. In de afgelopen jaren hebben wij heel veel verschillende toepassingen voorbij gekregen van het toepassen van onze RitMeter App.
Laten wij eens proberen om de vraag: waarom kilometers registreren, te beantwoorden. Als eerste wie registreren kilometers, waarom doen ze dat en hoe doen ze dat? Daarnaast de vervolg vraag, hoe verwerk je al deze gegevens?
Wie registreren er allemaal kilometers?
Toen wij begonnen hadden wij een heel duidelijk profiel voor ogen: de leaserijder. Ondertussen wordt onze RitMeter App gebruikt door Accountants, Aannemers, Beroepschauffeurs, Kantoorpersoneel, Landmacht, Ondernemers, Onderwijs, Zorgmedewerkers en ZZP’ers.
Er worden kilometerregistratie gemaakt met onderscheid tussen Woon-Werk, Privé en Zakelijk. Daarnaast worden er registratie gemaakt met dienstreizen, verschillende voertuigen, tarieven en locaties.
Waarom registreren deze mensen kilometers?
De leaserijder registreert zijn of haar kilometers vooral om belastingtechnische redenen. Wanneer je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met de leasebak dan betaal je geen bijtelling. Moet je wel een goede administratie bijhouden, eist de Belasting dan.
Veel van onze gebruikers houden kilometers bij om deze te declareren bij hun werk- of opdrachtgever. Die vraagt dan wel vaak om een goede deugdelijke administratie. Hier zien we dan vaak dat er verschillende tarieven zijn voor woon-werk en zakelijk verkeer.
Beroepschauffeurs registreren ook kilometers vaak of vooral in combinatie met een auto. Ze wisselen van voertuig en moeten dan per voertuig de kilometers registreren.
Koeriers gebruiken de RitMeter App om aan hun klanten de kilometers door te rekenen. Vaak moeten zij ook nog de route doorgeven die zij gereden hebben.
En dan hebben we nog de mensen die zowel woon-werk als zakelijke kilometers hebben maar daarnaast ook bijvoorbeeld tussen locaties moeten registreren. Dat laatste omdat daarvoor andere tarieven gelden.
Al deze manieren worden door RitMeter volledig ondersteunt en worden dagelijkse door onze duizenden klanten ingezet.
Hoe registreren mensen kilometers?
Er zijn een aantal manieren om kilometers te registreren. Sommige heel snel inzetbaar en andere heel geavanceerd. Van papier tot blackbox, om zomaar te zeggen.
Papier is natuurlijk de eenvoudigste manier. Vel papier op een klembord met een paar kolommen en dan kom je al een heel eind. Dat gaat best goed tot je haast hebt, dan doe je het later wel. Of het papier is op, dan ga je op de achterkant schrijven. En dat adres, dat is wel eens lastig te vinden. Daarna moet je natuurlijk eens per week/maand, alles verwerken in een of ander systeem, zodat het digitaal beschikbaar is.
De iets geavanceerde versie is natuurlijk het Excel bestand. Op je laptop of op je mobiele telefoon. Is in ieder geval niet opeens vol en je kan die gemakkelijk naar jezelf e-mailen. Maar ja, dat adres iedere keer invullen in Excel is geen pretje. En als jouw telefoon valt of sneuvelt waar staat dan het Excel bestand?
Daarnaast zijn er de geavanceerde systemen. Voor 1.200 euro bouwen ze een blackbox in jouw auto in en worden de kilometers automatisch geregistreerd. Of, en zien we steeds meer, bieden auto’s standaard de mogelijkheid om ritten te registreren. Dat klinkt natuurlijk geweldig en dat is het ook. Kilometers worden standaard geregistreerd en klaar. Toch zijn er twee nadelen. De eerste is het onderscheid maken in de soorten ritten. Dat is of lastig of wordt niet ondersteund. Dus hoe maak je dan het verschil tussen woon-werk verkeer en zakelijk. Of hoe ga je in een keer een declaratie voor een werk- of opdrachtgever klaarzetten? Het tweede nadeel is dat de registratie van de kilometers op en in de auto plaats vindt. Hoe krijg je die registratie dan in jouw bezit én vooral met een zekere regelmaat. Persoonlijk heb ik een keer mijn auto ingeruild zonder de kilometers uit te lezen. Was niet handig.
Hoe kan dit nu handiger?
Kilometers registreren met RitMeter
Met onze RitMeter App en onze RitMeter Services hebben wij een service gemaakt voor iedereen die makkelijk en snel zijn of haar kilometers wil registreren. Zonder inbouw van systemen. Gewoon op de mobiele telefoon maar wel in combinatie met een webservices.
Wij bieden standaard de mogelijkheid om kilometers te registreren inclusief adres en beginstand van de kilometerteller. Na afloop van de rit wordt zowel het aankomst adres, de route, de eindstand en de hoeveelheid kilometers geregistreerd om het gekozen voertuig. Ook kan worden opgegeven wat voor soort rit het was. Deze gegevens worden altijd opgeslagen op de telefoon én op onze webservices. Bij verlies van de telefoon zijn de gegevens altijd beschikbaar.
Één keer per week of maand worden de gegevens naar de gebruiker toegestuurd. Hierbij kan gekozen worden voor pdf-formaat of als excel formaat. Hier hoeft de gebruikers niet aan te denken dat gebeurd standaard. Excel biedt dan de mogelijkheid om de data te bewerken en eventueel te verwerken.
Met een bedrijfsaccount worden alle rapportages van alle gebruikers in één pakket aan geboden, zodat de administratie deze niet hoeft over te nemen maar direct kan inlezen.
Op deze wijze maken wij het voor iedereen heel makkelijk om tegen hele lage kosten een sluitende kilometer registratie bij te houden. Voor bedrijven is dit helemaal gemakkelijk omdat zij in één keer alle rapportages in één keer in kunnen lezen.
Meer weten: kijk eens op onze website of start een proef met de RitMeter App